اهم امور وظایف در حوزه تحصیلات تکمیلی در ۴ بخش مدیر، معاون، کارشناسان و شورای تخصصی تحصیلات تکمیلی به شرح زیر است:
شرح وظایف مدیر تحصیلات تکمیلی
- رئیس شورای تحصیلات تکمیلی دانشگاه
- عضو شورای نظارت و ارزیابی دانشگاه، شورای آموزشی دانشگاه و کمیسیون بررسی موارد خاص دانشگاه
- برگزاری جلسات و تنظیم مصوبات شورای تحصیلات تکمیلی دانشگاه
- سیاست‌گذاری کلان در حوزه تحصیلات تکمیلی به منظور ارتقای کیفیت آموزش و پژوهش
- سیاست‌گذاری کلان به منظور نظام‌مند شدن پذیرش دانشجویان تحصیلات تکمیلی و اصلاح هرم نسبت دانشجو به استاد
- سیاست‌گذاری کلان و حمایت از افزایش ارتباطات داخلی و خارجی دانشجویان تحصیلات تکمیلی از طریق اعزام به دوره‌های فرصت تحقیقاتی و شرکت در کنفرانس‌ها و کارگاه‌ها
- سیاست‌گذاری کلان به منظور توزیع عادلانه و متوازن دانشجویان تحصیلات تکمیلی بین همکاران هیأت علمی
- سیاست‌گذاری کلان در راستای حذف مراحل غیر ضروری و روان‌تر شدن امور تحصیلات تکمیلی
- سیاست‌گذاری کلان به منظور افزایش جذب دانشجویان خارجی در مقاطع تحصیلات تکمیلی
- اصلاح و تدوین آیین‌نامه‌ها، شیوه‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و مصوبات شورای تحصیلات تکمیلی دانشگاه و نظارت بر حسن اجرای آنها
- نظارت بر اعلام ظرفیت‌های کارشناسی ارشد و دکترا و ورود آنها در پرتال سازمان سنجش
- نظارت بر عملکرد کارمندان و کارشناسان تحصیلات تکمیلی دانشگاه
- برنامه‌ریزی و مدیریت برگزاری آزمون تخصصی دکتری در دانشگاه، نظارت بر نتایج اعلام شده از دانشکده‌ها و گروه‌ها، نظارت بر ثبت نتایج قبولی در پرتال وزارت علوم
- استفاده از آمار و اطلاعات جهت برنامه‌ریزی، نظارت و ارزیابی دانشجویان جدید‌الورود و دانش‌آموخته تحصیلات تکمیلی
- رسیدگی به مشکلات دانشجویان تحصیلات تکمیلی و برآورد نارسایی‌های آیین‌نامه‌ها و مصوبات و پیشنهاد راه‌حل به معاونت آموزشی دانشگاه
- حضور میدانی در بین دانشجویان و اعضای هیأت علمی در دانشکده‌ها به منظور آگاهی از مسایل و مشکلات ایشان در حوزه تحصیلات تکمیلی
شرح وظایف معاون تحصیلات تکمیلی
- دبیری شورای تحصیلات تکمیلی دانشگاه، تنظیم و تدوین دستور جلسات و مصوبات شورا
- مسئول پیاده‌سازی و بهبود فرآیندهای مربوط به تحصیلات تکمیلی در سیستم گلستان و اتوماسیون اداری
- عضویت در کمیته‌های تدوین آیین‌نامه‌ها، اصلاح آیین‌نامه‌های کارشناسی ارشد و دکترا با توجه به مصوبات وزارت علوم و شورای تحصیلات تکمیلی دانشگاه
- مسئول اعلام فراخوان و اخذ ظرفیت‌های کارشناسی ارشد و دکترا از پردیس‌های آموزشی/ دانشکده‌های مستقل و ثبت آن در پرتال سازمان سنجش
- نظارت بر حسن اجرای مراحل برگزاری مصاحبه دکتری نیمه متمرکز توسط پردیس‌های آموزشی/ دانشکده‌های مستقل
- تهیه آمار و اطلاعات از حوزه‌های مختلف و ارائه گزارش‌های لازم با درخواست مدیر تحصیلات تکمیلی
- مسئول تدوین برنامه جلسات شورای تحصیلات تکمیلی دانشگاه
- همکاری در تهیه و تدوین تقویم آموزشی دانشگاه و نظارت بر تنظیم برنامه‌های هفتگی و امتحانی دروس تحصیلات تکمیلی
- پاسخگویی به سوالات و رسیدگی به مشکلات دانشجویان تحصیلات تکمیلی
- بررسی درخواست‌های اداری دانشجویان تحصیلات تکمیلی
- ارزیابی مشکلات فرآیندهای آموزشی، آیین‌نامه‌ها و پیشنهاد راه حل به مدیر تحصیلات تکمیلی
- نظارت برحسن اجرای آیین نامه‌ها و مصوبات تحصیلات تکمیلی در دانشکده‌ها و بخش‌ها
- مسئول مکاتبات اداری با وزارت علوم، سازمان سنجش و دانشگاه‌های دیگر
- برگزاری دوره‌های آموزش آیین‌نامه‌ها و فرآیندهای اداری بصورت مستمر برای کارشناسان آموزشی دانشکده‌ها و بخش‌ها
- جانشین مدیر تحصیلات تکمیلی و انجام سایر امور تفویض‌شده/ خواسته‌شده توسط مدیر تحصیلات تکمیلی دانشگاه
- پیگیری و انجام فرآیندهای مربوط به نظارت بر جلسات دفاع پایان‌نامه‌ها و رساله‌های تحصیلات تکمیلی
شرح وظایف کارشناسان تحصیلات تکمیلی
- همکاری با معاون مدیر تحصیلات تکمیلی در ثبت ظرفیت‌های کارشناسی ارشد و دکترا در پرتال سازمان سنجش
- مسئول برگزاری مراحل آزمون‌های نیمه‌متمرکز تحصیلات تکمیلی
- همکاری در ثبت رشته‌های درخواستی در مقطع کارشناسی ارشد و دکتری و ظرفیت آن طبق دستورالعمل‌های مصوب شورای تحصیلات تکمیلی در پرتال وزارت علوم
- مسئول سایت تحصیلات تکمیلی دانشگاه
- انجام امور مربوط به فرصت تحقیقاتی دانشجویان دکترا و دانشجویان تبدیل به داخل، معرفی شدگان سهمیه مربیان و انجام مکاتبات لازم با سازمان بورس و اعزام دانشجویان خارج
- مسئول نقل و انتقالات و انجام امور مربوط به پرونده‌های اخراج، انصراف و فارغ‌التحصیلی
- همکاری در مکاتبات اداری با وزارت علوم و سازمان سنجش و سایر دانشگاه‌ها
- همکاری در پاسخگویی به سوالات و رسیدگی به مشکلات دانشجویان تحصیلات تکمیلی
- همکاری در ارزیابی مشکلات فرآیندهای آموزشی و آیین‌نامه‌ها، شیوه‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و مصوبات شورای تحصیلات تکمیلی و پیشنهاد راه حل به معاون مدیر تحصیلات تکمیلی
- تهیه آمار و اطلاعات از حوزه‌های مختلف عملکرد با درخواست معاون مدیر تحصیلات تکمیلی
- بررسی و تایید آزمون زبان دانشجویان دکترا
- تعریف دروس جدید و برنامه درسی در سیستم گلستان برای دانشجویان مطابق با سرفصل مصوب وزارت
- انجام محاسبات مربوط به حق‌الزحمه (آزمون جامع، داوری پایان‌نامه‌ها و...) و ارسال گزارش آن به معاونت اداری و مالی
شرح وظایف شورای تخصصی تحصیلات تکمیلی دانشگاه
- همکاری با معاون آموزشی و تحصیلات تکمیلی دانشگاه جهت ایجاد زمینه‌های اجرایی مصوبات شورای دانشگاه، تصمیمات هیأت رییسه و آیین‌نامه‌ها و برنامه‌های مصوب
- تدوین و پیشنهاد برنامه‌های مختلف آموزشی دوره‌های کارشناسی‌ارشد و دکترا، پیشنهاد تغییرات لازم در نحوه اجرای برنامه‌های درسی، بررسی آیین‌نامه‌های تحصیلات تکمیلی و اظهارنظر درباره آنها، پیشنهاد طرح‌های مناسب آموزشی غیررسمی کوتاه‌مدت و میان‌مدت به شورای دانشگاه، برآورد ظرفیت پذیرش دانشجوی جدید در دوره‌های تحصیلات تکمیلی
- بررسی و اظهار نظر درباره مسائلی که توسط شورای دانشگاه یا معاون آموزشی و تحصیلات تکمیلی دانشگاه ارجاع شود
- بررسی کیفیت آموزشی دوره‌های تحصیلات تکمیلی دانشگاه و اعضای هیأت علمی فعال در این دوره‌ها
- بررسی پیشنهاد تاسیس رشته‌ها و دوره‌های تکمیلی جدید موسسه
- بررسی پیشنهادهای ارائه شده از شورای آموزشی - پژوهشی دانشکده‌ها
- تدوین گزارش‌های دوره‌ای و تحلیلی از وضعیت رشته‌ها، مقاطع و برنامه‌های آموزشی در موضوعات مختلف و پیشنهاد راهکار عملی جهت بهبود وضعیت موجود